Tämä on kokonaisena.fi -sivuston rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 7.9.2026. Viimeisin päivitys 30.9.2026.
1. Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto PL 5000
90014 Oulun yliopisto
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Tiia Tuovinen tiia.2.tuovinen@oulu.fi Oulun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo@oulu.fi
3. Rekisterin nimi
Kokonaisena.fi-verkkokoulutuksen käyttäjärekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kokonaisena.fi on Oulun yliopiston ylläpitämä digitaalinen oppimissivusto. Rekisteröitymällä sivulle käyttäjä antaa suostumuksensa tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa kuvattuun tarkoitukseen. Kerättäviä henkilötietoja käytetään:
– Käyttöoikeuksien ja kirjautumisen hallinta
– Koulutussisältöjen kohdistaminen
– Kurssitodistusten laatiminen
– Yhteydenottojen mahdollistaminen
– Oppimisanalytiikkadatan tuottaminen
– Ongelmatilanteiden ratkaiseminen
5. Rekisterin tietosisältö
Kirjautumisen yhteydessä rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön etu- ja sukunimet, sähköpostiosoite sekä verkkoyhteyden IP-osoite. Lisäksi myöhemmässä vaiheessa kurssin arviointi- ja palauteosiossa kerätään seuraavia tietoja suoritetusta kurssista riippuen:
- Kokonaisena työterveyshuollossa -koulutus:
ammatti, sähköpostiosoite viestintää varten (vapaaehtoinen) - Kokonaisena kuntatyössä – koulutukset esihenkilöille ja kuntatyöntekijöille:
sukupuoli, työskentelykunta
Tiedot esimerkiksi ammattiasemasta voidaan yhdistää käyttäjän sähköposti- ja nimitietoihin. Yksilöityä oppimisdata-analytiikkaa ei käytetä julkaistavaksi tai jaettavaksi kolmansille osapuolille, vaan tiedot anonymisoidaan vuoden sisällä kirjautumisesta, jonka jälkeen ne poistetaan rekisteristä.
Tietoja käsitellään kunkin käyttötarkoituksen mukaisen tarpeen mukaan. Esimerkiksi sähköpostiosoitetta käytetään ainoastaan käyttöoikeuksien ja kirjautumisen hallintaan, eikä sitä käytetä esimerkiksi markkinointi- ja viestintätarkoituksissa, ellei käyttäjä itse anna lupaa viestinnälle. Mitään rekisteriin tallennettuja tietoja ei jaeta kolmansille osapuolille ja niitä säilötään korkeintaan vuoden ajan.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan käyttäjältä kirjautumisen sekä sivustolle upotetun arviointi- ja palautelomakkeen yhteydessä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille ja niitä säilötään ainoastaan alustoilla, joiden oletustallennussijaintina toimivat EU:n sisäiset alueet.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston
fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).